Souhlas se zpracováním osobních údajů

/ 1 / Nakládání s osobními údaji

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je spolek Folklor Plzeň, z. s., sídlem v Rokycanech, IČO: 092 70 388 (dále jen Správce), kontaktní e-mail: info@folklorplzen.cz

Účel a rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady 2016/679 (tzv. GDPR, dále jen Nařízení) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen Zákon). Správce osobní údaje zpracovává v rozsahu nezbytném pro pořádání akce v rámci výkonu oprávněné činnosti spolku v souladu se zákonem 89/2012 Sb. občanský zákoník a Stanovami spolku, a to konkrétně pro následující účely:

• evidence účastníků akcí pořádaných Správcem;
• zajištění a ochrana oprávněných zájmů Správce, zejména dokumentace a propagace jeho činnosti;
• kontaktování účastníka a jeho zákonných zástupců v souvislosti s pořádáním akce a účasti osob na ní

Správce osobní údaje dále zpracovává a předává s ohledem na povinnosti vyplývající z právních předpisů, zejména jde o údaje požadované po Správci orgány veřejné správy při čerpání finančních prostředků z jejich rozpočtů nebo při evidenci osob u pořádaných akcí v souvislosti s místním poplatkem z pobytu apod.

Správce zpracovává o každém účastníkovi akce následující osobní údaje:

1. identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození, trvalé bydliště;
2. kontaktní údaje – kontaktní adresa, telefon, e-mail apod.;
3. běžné podobizny, obrazové snímky, obrazové a zvukové záznamy (tedy fotografie a videa), vznikající při dokumentaci činnosti akce pro vnitřní, marketingové a další informační potřeby spolku;
4. údaje o zákonných zástupcích – jméno, příjmení, kontaktní adresa, telefon, e-mail apod.;
5. nezbytné údaje o zdravotním stavu, další údaje související s akcí – o hudebních (nástrojových) schopnostech a dovednostech, stravovací omezení, alergie, zdravotní pojišťovna a jiné podobné údaje;
6. ostatní údaje – interní evidenční číslo Správce, číslo bankovního účtu apod.

Správce zpracovává i údaje o zdravotním stavu (bod e), které Nařízení označuje jako „citlivé údaje“. Citlivé údaje mají k dispozici pouze zástupci či zaměstnanci Správce přímo se podílející na akci a jsou zpracovávány po nezbytně dlouho dobu, zpravidla v době trvání akce.

Podmínky zpracování, informace o zpracovávání a práva subjektu údajů

Osobní údaje mohou být zpracovávány kromě Správce i jím pověřenými zpracovateli (s výjimkou citlivých údajů), a to za použití manuálních a automatizovaných způsobů zpracování. Osobní údaje budou zpřístupněny pouze těm zástupcům a zaměstnancům Správce, kteří je potřebují pro výkon své funkce.

Účastník, resp. jeho zákonný zástupce je povinen poskytnout úplné a pravdivé údaje identifikační a kontaktní, relevantní údaje o zdravotním stavu a v případě nezletilého účastníka identifikační a kontaktní údaje o alespoň jednom zákonném zástupci. Poskytnutí těchto údajů je nezbytné pro činnost Správců ve vztahu k účastníkovi po dobu přípravy a realizace akce. V případě neposkytnutí těchto údajů nemůže být účastník na akci přijat.

Na základě písemné žádosti je Správce povinen poskytnout účastníkovi, resp. jeho zákonnému zástupci informace o osobních údajích o něm zpracovávaných, a to jednou za kalendářní rok bezplatně, jinak kdykoli za přiměřenou úhradu.

Pokud se účastník, resp. jeho zákonný zástupce domnívá, že Správce, zpracovatel či další příjemce osobních údajů provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou soukromého a osobního života nebo v rozporu s Nařízením, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může: (i) požádat Správce, zpracovatele či dalšího příjemce o vysvětlení; (ii) požádat, aby Správce, zpracovatel či další příjemce odstranil takto vzniklý stav; (iii) obrátit se s podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů; (iv) požadovat opravu osobních údajů v souladu s Nařízením; (v) v případě použití údajů pro marketingové a informační účely má účastník, resp. jeho zákonný zástupce právo vznést ke Správci námitku.

V případě potřeby předání osobních údajů státu mimo Evropskou unii (např. z důvodu účasti na zahraniční akci mimo EU, pořádané zahraničním partnerem spolku), je postupováno individuálně a účastník je v takovém případě požádán o udělení zvláštního souhlasu.

Účastník, resp. jeho zákonný zástupce má právo na přenositelnost těchto údajů a na výmaz těchto údajů v souladu s Nařízením. Dále má právo dostat odpověď na svou žádost bez zbytečného odkladu, v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti Správcem.

Doba zpracovávání osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu jednoho roku po skončení akce, není-li dán opětovný souhlas.

I v případě, že nebyl udělen opětovný souhlas se zpracováním osobních údajů, některé údaje jsou Správcem zpracovávány i po skončení akce na základě právních povinností, a to po dobu, která je stanovena právními předpisy (např. v souvislosti s vedením účetnictví), případně jsou součástí artefaktů historických reálií (zejména kronik apod.), a to v rozsahu nezbytně nutném.

/ 2 / Souhlas se zpracováním osobních údajů

Vyplněním a odesláním přihlášky na akci dává účastník, resp. jeho zákonný zástupce Správci souhlas a bere na vědomí zpracovávání osobních údajů účastníka v souladu s Nařízením.

Účastník, resp. jeho zákonný zástupce:

• bere na vědomí výše uvedený způsob zpracování osobních údajů účastníka a jeho zákonných zástupců,
• výslovně souhlasí se zpracováním osobních údajů o zdravotním stavu účastníka,
• souhlasí v rámci běžné dokumentace činnosti na akci pro potřeby spolku s pořizováním a použitím fotografií a audiovizuálních materiálů zachycujících účastníka jednotlivě, případně ve skupině s dalšími osobami,
• zavazuje se poskytovat včas úplné, přesné a pravdivé údaje potřebné pro činnost účastníka na akci,
• prohlašuje, že se seznámil se svými právy v souvislosti se zpracováváním osobních údajů, včetně práva na odvolání souhlasu ke zpracování osobních údajů.